[:id]Dokumentasi itu apa?[:]

[:id]

Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi bisa digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau track record yang dilakukan oleh karyawan yang telah pensiun. Karena itu, dalam dunia perkantoran, kegiatan ini dikaitkan dengan proses administrasi

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum    

  • Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
  • Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
  • Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
  • Menghindari kerusakan terhadap dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
  • Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
  • Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

  1. Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
  2. Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
  3. Digunakan sebagai alat pembuktian
  4. Digunakan sebagai rujukan histors
  5. Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
  6. Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
  7. Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

  1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  3. Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  6. Membuat dan mengembangkan katalog

Kegiatan atau Tugas dokumentasi

Kegiatan atau tugas dokumentasi sebagai berikut:

  • Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
  • Mencatat dokumen
  • Mengolah dokumen
  • Memproduksi dokumen
  • Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
  • Menyimpan dan memelihara dokumen

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum ada beberapa jenis dokumen, diantaranya adalah:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

  • Dokumen Pribadi; dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Dokumen Niaga; dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
  • Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
  • Dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

  1. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
  2. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
  • Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
  • Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Source : https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-dokumentasi.html

[:]

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *